Questa serie di articoli – incentrati sul tema della Pubblica Amministrazione come luogo strategico per il buon funzionamento della nostra società, sia dal punto di vista degli individui che di quello delle imprese e delle organizzazioni complesse – propone una panoramica del flusso di attività a essa delegate, partendo da un primo inquadramento delle funzioni, caratteristiche e principi in cui ogni PA italiana trova le sue ragioni fondanti.
Attraverso le tematiche della pianificazione strategica pluriennale e operativa, della misurazione e della valutazione delle relative performance, per concludere con alcuni approfondimenti in merito a trasparenza, anti-corruzione e accountability – intesi anche come momento di restituzione alla collettività di un’attività di qualità della Pubblica Amministrazione – cercheremo di inquadrare il settore secondo semplici linee guida attraverso cui innanzitutto orientarci.
Il tutto seguendo il filo che i temi stessi propongono in un’ottica di consapevolezza, open government e aumento del valore pubblico, definendone i contorni e mettendone a fuoco possibili spunti di riflessione.
Buona lettura, Paola Chiesa
EFFICIENZA E IMPARZIALITÀ DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
Per assicurare il buon andamento e l’imparzialità dell’amministrazione, come richiesto dall’art. 97 della Costituzione, è necessario che un ente pubblico, ad esempio un Comune, conosca il proprio territorio, la configurazione della popolazione e l’economia che lo caratterizza, per poter avere quella visione di insieme degli ambiti di intervento e sviluppo indispensabile per realizzare le linee programmatiche attraverso opportune azioni e progetti, nel corso del mandato.
In altri termini, un ente pubblico, per governare bene, non può trascurare l’importanza del concetto di performance.
Se, nel campo dei microprocessori, la performance è un modello di misurazione dei tempi di risposta di una CPU, e nel teatro è un’esibizione artistica, di solito presentata ad un pubblico, nella Pubblica Amministrazione la performance coincide con la misurazione dei risultati raggiunti dall’ente rispetto a una pianificazione di partenza, per poter verificare l’attuazione delle politiche di sviluppo poste in essere e dunque rendicontarle. Configurare un Piano della Performance è perciò uno strumento essenziale per poter misurare e valutare l’efficienza e l’efficacia della propria attività, nella misura in cui consente di declinare la pianificazione strategica in programmazione operativa.
PIANIFICAZIONE STRATEGICA E OPERATIVA: L’APPROCCIO GZOOM
GZOOM è un software che sviluppa processi di controllo e gestione integrata delle informazioni nell’ambito della definizione delle performance di un’organizzazione, nella fase della pianificazione strategica, nella programmazione operativa, nella gestione delle performance individuali, gestione della trasparenza e gestione dell’integrità.
La metodologia di lavoro che sottende si basa sulle tecniche manageriali “Balanced scorecard”, “Program Logic Model” e “Common Assessment Framework” , che diffuse nel settore pubblico e privato, oltre che già consolidate nel mondo anglosassone, consentono di delineare la fase finale dell’analisi delle performance.
La balanced scorecard
Si tratta di una metodologia utilizzata nelle aziende private per valutare in modo bilanciato quattro diverse prospettive di valutazione delle performance di un’azienda, ovvero:
la prospettiva del consumatore (customer perspective): come dovremmo apparire ai nostri consumatori? L’obiettivo è il miglioramento dell’offerta e del servizio per il cliente;
la prospettiva interna dell’impresa (business process perspective): per soddisfare i consumatori, in cosa dovremmo eccellere? L’obiettivo è il miglioramento dei processi core;
la prospettiva di innovazione e apprendimento (learning and growth perspective): come manterremo le nostre capacità di apprendimento e miglioramento? L’obiettivo è l’apprendimento e sviluppo organizzativo;
la prospettiva finanziaria (financial perspective): per avere successo dal punto di vista finanziario, come dovremmo apparire ai nostri stakeholders? Gli obiettivi sono quelli economici finanziari, misurati dai tradizionali indicatori di performance e redditività;
Nella scheda di valutazione bilanciata dunque, partendo dalla definizione di una strategia misurata da una serie di indicatori, viene definita una serie di azioni migliorative dei processi. A questo fa seguito una fase di raccolta e analisi dei dati che vengono confrontati con i valori-target precedentemente determinati nella fase di formulazione della strategia. Si crea così un processo correttivo di tipo ricorsivo che genera valore aziendale.
L’approccio GZOOM: un esempio concreto
GZOOM sta riscuotendo un’attenzione crescente nella Pubblica Amministrazione come metodo per meglio rappresentare gli obiettivi strategici, articolarli all’interno della struttura organizzativa, misurarne l’attuazione e sperimentare una nuova forma di democrazia partecipata.
E’ quanto emerge ad esempio dall’esperienza della Città di Cesena che utilizzando il software GZOOM ha declinato questa metodologia nei tre ambiti di pianificazione strategica come di seguito illustrati:
La prospettiva Processi viene strutturata con la tecnica della WBS (work breakdown structure) del Project Management, nei livelli successivi:
- programmi strategici
- macro-progetti
- progetti strategici
- indicatori
Gli indicatori a questo punto vengono utilizzati per la programmazione operativa e per il processo di budgeting.
Analogamente, la prospettiva Utenti viene strutturata, sempre con la tecnica WBS, nei livelli successivi:
- area servizi
- servizi
- indicatori
Gli indicatori in questo caso vengono ancora suddivisi secondo i criteri “Natura”, “Quantità”, “Qualità”, “Efficienza” e “Customer Satisfaction”.
Infine, la prospettiva che raggruppa sia l’aspetto economico-finanziario che quello legato all’apprendimento e alla crescita, viene strutturata nei livelli successivi:
- ambito salute
- dimensione salute
- indicatori
Tale impostazione consente all’ente pubblico di costruire il Piano delle Performance, utilizzando le potenzialità del software GZOOM per la fase successiva del processo di misurazione. Attraverso la tecnica della Scorecard, permette di attribuire punteggi a tutti i livelli della pianificazione strategica e della programmazione operativa effettuata, evidenziando il raggiungimento degli obiettivi o l’eventuale scostamento.
