Un unico sistema, multicanale, semplifica la gestione delle timbrature, anche geolocalizzate, e delle assenze dei dipendenti.
Abbiamo intervistato il Dott. Angelo De Lucia dell’Area Risorse Umane della Città Metropolitana di Napoli per approfondire l’esperienza legata all’implementazione della soluzione Sm@rtC6® con cui dipendenti segnalano le assenze per malattia e, grazie alla geolocalizzazione, timbrano anche in mobilità.
“Riuscire ad avere in un’unica app due sistemi che si contemperano tra di loro – ovvero la segnalazione delle assenze e quella delle presenze, con la possibilità di timbrare attraverso il telefonino e la geolocalizzazione – ha ottimizzato e semplificato anche il lavoro dei dipendenti”.
Il vantaggio della timbratura virtuale via app georeferenziata
Fino a qualche tempo fa, molti dipendenti della Città Metropolitana di Napoli attestavano la loro presenza ancora in modo analogico. Oggi, grazie all’app Sm@rtC6®, il 100% del personale segnala la propria presenza in maniera digitalizzata, in linea con quanto previsto dalla normativa.
“La possibilità di marcare col telefonino è stata una vera innovazione per la Città Metropolitana di Napoli. Ad esempio, nelle scuole” – spiega De Lucia – “dove, in assenza di lettori di badge, i dipendenti firmavano un foglio presenze cartaceo”.
Oltre alle persone che marcano con il badge nelle sedi fisse, nella Città Metropolitana timbrano in multicanalità anche tutti i dipendenti che sono dislocati sul territorio. Ad esempio, chi opera nei tribunali, nelle procure o svolge attività di sorveglianza stradale.
Le resistenze iniziali, subito superate
“La timbratura via app – afferma De Lucia – è stata accolta inizialmente con dei dubbi da parte dei dipendenti che, però, sono stati subito fugati”.
Prima di adottare Sm@rtC6®, infatti, i dipendenti dovevano trasmettere ogni mese le loro presenze e la procedura, anche in caso di mancata timbratura, era lunga e complessa. Oggi, invece, sia il dipendente sia l’ufficio HR “hanno subito evidente la situazione delle presenze e i vari conteggi a essa collegati. Inoltre, hanno trovato questa applicazione semplicissima da usare”.
Tra le resistenze iniziali, vi era anche il timore di un eccessivo controllo da parte dell’Ente. “In realtà – chiarisce De Lucia – i dipendenti ci hanno ringraziato e, anche noi, come ufficio centrale, riusciamo ad avere subito contezza delle presenze del personale”.
Sviluppi futuri
Tra gli sviluppi futuri, Città Metropolitana di Napoli sta valutando di estendere l’utilizzo del sistema di timbratura geolocalizzata anche “ai tecnici che lavorano nei vari cantieri o che, per motivi di servizio, svolgono la propria attività all’esterno. Potremmo addirittura sostituire questa procedura alla classica timbratura col badge. Sono ipotesi che stiamo valutando, ma siamo ancora in una fase embrionale” – spiega De Lucia.
La segnalazione assenze multicanale: h24 via app e telefono
La segnalazione, via app o IVR, delle assenze per malattia “è stata una vera e propria innovazione perché ha reso il dipendente autonomo. Per segnalare un’assenza, infatti, non deve più attendere l’orario d’ufficio e telefonare ai colleghi – che potrebbero dimenticare di trasmettere l’avviso di assenza – o al responsabile. Al contrario: in completa autonomia e nel pieno rispetto della privacy, il dipendente può segnalare l’assenza in qualsiasi momento. Questo – conclude De Lucia – ha avuto sicuramente un impatto molto positivo”.
Sm@rtC6® risolve anche la gestione delle assenze nelle fasce di reperibilità
“L’adozione del sistema Sm@rtC6® ha permesso di risolvere brillantemente anche la gestione delle assenze durante le fasce di reperibilità della visita fiscale INPS. Con l’app e con la telefonata all’IVR” – prosegue De Lucia – “il dipendente segnala in qualunque momento e in autonomia anche l’eventuale assenza durante le fasce di reperibilità per la visita fiscale INPS”.
“In passato – sottolinea De Lucia – questa era una grossa criticità. Di sera o nei fine settimana, nessuno sapeva come e chi contattare per avvertire della propria assenza durante le fasce di reperibilità. Oggi, invece, ogni dipendente si auto-responsabilizza e comunica l’assenza in piena autonomia. Col sistema Sm@rtC6® abbiamo risolto anche il problema delle assenze ingiustificate, dove in realtà le persone segnalavano correttamente la propria assenza ma poi la comunicazione si perdeva e quell’assenza risultava come non giustificata.”
