Adozione del PIAO: una guida per la creazione di Valore Pubblico in pochi, semplici, step

Con l’acronimo PIAO, che sta per Piano Integrato di Attività e di Organizzazione, si intende il nuovo adempimento semplificato per le Pubbliche Amministrazioni, introdotto dall’articolo 6 del decreto legge n. 80/2021, “Misure urgenti per il rafforzamento della capacità amministrativa delle pubbliche amministrazioni funzionale all’attuazione del Piano nazionale di ripresa e resilienza (PNRR) e per l’efficienza della giustizia”.

È un documento unico di programmazione e governance che sostituisce una serie di Piani che finora le amministrazioni erano tenute a predisporre e aggiornare annualmente, con l’intento di presentarli in forma integrata, focalizzando l’attenzione sui risultati e sulle effettive performance e avendo come fine ultimo la generazione di Valore pubblico, ovvero il miglioramento del livello di benessere reale dei cittadini, delle imprese e degli stakeholder.

L’adozione del PIAO, infatti, permette di superare la frammentazione degli strumenti fino ad oggi in uso, accorpando, tra gli altri, i piani della performance (PdP), dei fabbisogni del personale (PFP) e delle azioni concrete (PAC), della parità di genere, del lavoro agile (POLA) e dell’anticorruzione e della trasparenza (PtPCT). I vantaggi consistono in una grande semplificazione della burocrazia e una visione integrata dei progressi delle amministrazioni in un’ottica di maggiore efficienza, efficacia, produttività e misurazione della performance, con il fine ultimo di migliorare la qualità dei servizi ai cittadini e alle imprese. Vediamo meglio di cosa si tratta, chi deve adottarlo e cosa cambia per la PA.

Adozione del PIAO: in che modo si struttura

Obiettivo del PIAO è assicurare la qualità e la trasparenza dell’attività amministrativa, migliorare la qualità dei servizi ai cittadini e alle imprese e procedere alla costante e progressiva semplificazione e reingegnerizzazione dei processi, anche in materia di diritto di accesso.

Le linee guida pubblicate dal Dipartimento della Funzione pubblica, forniscono a tutte le amministrazioni tenute all’adozione del PIAO una guida alla compilazione per ridurre al minimo l’impatto della predisposizione del Piano e una chiave di lettura immediata, semplificata e omogenea per la creazione di Valore pubblico, perseguito dall’Ente programmando strategie misurabili in termini di impatti.

Il PIAO, nella sua forma integrale per PA con più di 50 dipendenti, è strutturato in 4 sezioni, ripartite in sottosezioni di programmazione, riferite a specifici ambiti di attività amministrativa e gestionali:

1. Scheda anagrafica dell’amministrazione, da compilarsi con tutti i dati identificativi dell’amministrazione.
2. Valore pubblico, performance e anticorruzione, nella quale l’amministrazione deve definire i risultati attesi in termini di obiettivi generali e specifici, programmati in coerenza con i documenti di programmazione economica e finanziaria adottati. Va esplicitato come una selezione delle politiche dell’ente si traduce in termini di obiettivi di Valore Pubblico (outcome/impatti), anche con riferimento alle misure di benessere equo e sostenibile (Sustainable Development Goals dell’Agenda ONU 2030; indicatori di Benessere Equo e Sostenibile elaborati da ISTAT e CNEL).
   ● La sottosezione di programmazione Performance va predisposta secondo le logiche di performance management, di cui al Capo II del decreto legislativo n. 150 del 2009 e secondo le Linee Guida emanate dal Dipartimento della Funzione Pubblica.
   ● La Sottosezione relativa ai Rischi corruttivi e trasparenza dev’essere predisposta dal Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT) sulla base degli obiettivi strategici in materia di prevenzione della corruzione e trasparenza definiti dall’organo di indirizzo, ai sensi della legge n. 190 del 2012, formulati in una logica di integrazione con quelli specifici programmati in modo funzionale alle strategie di creazione di valore.
3. Organizzazione e capitale umano, dove si presenta il modello organizzativo adottato dall’Amministrazione/Ente, indicando la strategia e gli obiettivi legati allo sviluppo di modelli innovativi di organizzazione del lavoro, anche da remoto (es. lavoro agile e telelavoro) unitamente al piano triennale dei fabbisogni di personale.
4. Monitoraggio, che dovrà contenere gli strumenti e le modalità di monitoraggio, incluse le rilevazioni di soddisfazione degli utenti, delle sezioni precedenti, nonché i soggetti responsabili.

Per semplificare la raccolta e la verifica dei dati necessari per la redazione del Piano Integrato di Attività e Organizzazione, le amministrazioni possono avvalersi di uno strumento programmatorio strategico che le aiuti a creare, preservare, sostenere e condividere il Valore, in modo tale che gli Enti possano concentrarsi su una pianificazione coerente, integrata e monitorabile.
Questi strumenti tecnologici offrono una serie di funzionalità integrate per supportare tutte le attività che concorrono a creare valore sostenibile.

● Le soluzioni di Performance Management assicurano efficacia nella pianificazione della creazione di valore e nella misura del valore creato;
● le soluzioni di Governance, Risk & Compliance (GRC) garantiscono la protezione agevolando la creazione di valore (governance e qualità) e proteggendo il valore creato (risk e compliance);
● il Project Management & Controlling afferisce all’area dell’efficienza, attraverso il controllo dell’uso efficiente delle risorse per garantire la sostenibilità nel tempo della creazione di valore, la risorsa tempo delle persone (project) e le risorse economico/finanziarie (controlling);
● le soluzioni di Accountability & Stakeholder Engagement consentono di gestire la condivisione garantendo comunicazioni bidirezionali tra Amministrazione e stakeholder a cui rendicontare (accountability) e da coinvolgere (engagement).

Gli step per la creazione di valore pubblico

Il PIAO propone un percorso virtuoso da seguire per la creazione di Valore pubblico. In fase di predisposizione, sarebbe opportuno percorrere un preciso iter programmatico:

1. effettuare un’analisi del contesto interno ed esterno per individuare i fabbisogni di utenti e stakeholder da soddisfare;
2. identificare uno o più obiettivi di Valore pubblico da perseguire per generare valore per utenti e stakeholder soddisfacendo gli specifici bisogni, ovvero definendo quali sono le prospettive e il livello di benessere;
3. per ogni obiettivo di valore individuato, definire quali strategie intraprendere per favorire la creazione e la protezione del Valore pubblico atteso e quali indicatori di impatto per misurarlo, alla luce del contesto esterno e interno in cui opera l’ente;
4. distribuire alle strutture organizzative gli obiettivi operativi e i relativi indicatori di performance, funzionali alla messa a terra delle strategie scelte per la creazione del Valore pubblico atteso, inclusi gli obiettivi di semplificazione e digitalizzazione;
5. valutare e gestire i rischi di maladministration e poca trasparenza che potrebbero ostacolare il raggiungimento degli obiettivi e individuare le misure e i relativi indicatori funzionali alle strategie di protezione del Valore pubblico atteso;
6. mettere in atto azioni di sviluppo organizzativo, includendo iniziative sul lavoro agile, per supportare al meglio la strategia individuata;
7. identificare le competenze professionali utili ad attuare la strategia, valutandone l’adeguata presenza nel personale aziendale e definendo piani formativi e assunzionali per colmare i gap rilevati.

Adozione del PIAO: a chi spetta

Sono tenute all’adozione del PIAO, entro il 31 gennaio di ogni anno, le Pubbliche Amministrazioni con più di cinquanta dipendenti, con la sola esclusione delle scuole di ogni ordine e grado e delle istituzioni educative. Le PA interessate sono quelle dell’articolo 1, comma 2, del Decreto Legislativo 30 marzo 2001, n. 165 (con più di 50 dipendenti).
Le Amministrazioni con meno di 50 dipendenti sono tenute all’adozione di un PIAO semplificato secondo lo “schema tipo” definito dal Dipartimento della Funzione pubblica con il decreto n. 132 del 30 giugno 2022. Una volta predisposto esclusivamente in formato digitale e approvato, il PIAO dev’essere pubblicato sul sito istituzionale dell’Ente e inviato al Dipartimento della Funzione pubblica della Presidenza del Consiglio dei Ministri per la pubblicazione sul portale dedicato.