Cos'è il miglioramento continuo dei processi
Per la Pubblica Amministrazione e il settore sanitario, il miglioramento continuo è un approccio strategico volto a ottimizzare qualità, efficienza e sostenibilità dei servizi. Si basa sull’idea che ogni processo possa essere perfezionato in modo graduale e costante, coinvolgendo tutti i livelli organizzativi. Nato dal concetto giapponese di Kaizen (“cambiare in meglio”), questo approccio è oggi integrato nei modelli di Total Quality Management (TQM) e negli standard ISO 9001, sempre più diffusi anche nel settore pubblico.
Nella PA, significa semplificare i procedimenti, ridurre sprechi, migliorare la trasparenza e orientare l’azione amministrativa verso il valore pubblico. In sanità, è fondamentale per potenziare la sicurezza, migliorare l’esperienza dei pazienti e garantire una gestione più efficace delle risorse, anche in contesti complessi e normati.
L’approccio si fonda su una cultura della qualità diffusa, che spinge al miglioramento quotidiano e coinvolge dirigenti, operatori e tecnici in un processo condiviso. Non si tratta di riforme straordinarie, ma di una logica di piccoli passi, sostenibili e misurabili.
Tra gli strumenti più utilizzati vi sono i cicli PDCA (Plan-Do-Check-Act), le mappature dei processi, le analisi SWOT e l’uso di indicatori di performance (KPI) per monitorare i risultati. L’obiettivo è individuare criticità, intervenire in modo mirato e verificare l’efficacia delle azioni nel tempo.
Che cosa significa gestire la sicurezza dei processi
Nella sanità, gestire la sicurezza dei processi significa garantire che tutte le attività – cliniche, amministrative, logistiche e digitali – si svolgono in modo continuo, sicuro e controllato, senza generare rischi per pazienti, operatori e organizzazione. Non si tratta solo di protezione informatica, ma di una visione complessiva che riguarda l’intero ciclo di vita dei processi sanitari.
La sicurezza si basa su tre pilastri: prevenzione, rilevazione e risposta. Prevenire significa mappare le aree critiche (es. somministrazione farmaci, gestione cartelle cliniche, accesso ai dati) e attivare misure per ridurre la probabilità di errore o interruzione. La rilevazione tempestiva richiede strumenti digitali per monitorare le performance e identificare scostamenti dai parametri attesi, come alert, KPI o audit interni.
La capacità di risposta, infine, consente di attivare rapidamente procedure di contenimento e recupero in caso di eventi avversi, supportando la resilienza organizzativa. Questo è particolarmente rilevante in ambito sanitario, dove ogni errore può avere ripercussioni sulla salute dei pazienti e sulla fiducia dell’utenza.
Integrazione tra miglioramento continuo e gestione dei rischi
L’integrazione tra miglioramento continuo e gestione dei rischi rappresenta oggi una leva strategica per costruire organizzazioni realmente resilienti, capaci non solo di reagire agli imprevisti, ma di anticiparli, governarli e trasformarli in opportunità di crescita e innovazione.
L’approccio proattivo alla gestione dei rischi diventa così un elemento abilitante del miglioramento continuo. Non si interviene solo quando qualcosa va storto, ma si lavora costantemente per ridurre le probabilità di errore, rafforzare i processi e aumentare la consapevolezza organizzativa. In quest’ottica, rischio e qualità non sono due universi separati, ma due facce della stessa medaglia.
Nel settore sanitario, ad esempio, questa integrazione permette di prevenire eventi avversi, migliorare la sicurezza del paziente, ottimizzare i percorsi clinici e promuovere una cultura della responsabilità condivisa. Ma lo stesso vale per l’industria, i servizi e la pubblica amministrazione: un’organizzazione che sa prevedere e gestire i rischi in modo strutturato è più preparata ad affrontare le crisi, più agile nel cambiare rotta e più efficace nel generare valore sostenibile nel tempo.
Focus: gestione della sicurezza dei processi in sanità
Il sistema sanitario è uno tra i sistemi organizzativi più complessi in quanto caratterizzato dalla necessità di gestire molteplici fattori tra di loro correlati di natura tecnica, professionale, organizzativa, gestionale e disciplinare. Data la sua complessità intrinseca e l’impossibilità di ridurre a zero l’errore o la possibilità di incidente, le organizzazioni sanitarie devono necessariamente mettere in atto tutte le misure possibili perché il rischio clinico sia, almeno, controllabile.
Garantire cure sicure e di qualità dev’essere una priorità del Sistema Sanitario Nazionale (SSN). Per conseguire questo obiettivo, è necessario impiegare metodologie e strumenti che possano supportare le organizzazioni nella gestione del rischio.
Verso una gestione del rischio integrata in sanità
Con “gestione del rischio clinico” si intende un processo teso al miglioramento continuo della pratica clinica che, partendo dall’identificazione degli errori e dei rischi per i pazienti durante il processo clinico assistenziale, arrivi alla loro riduzione, ove possibile.
Tuttavia, perché sia efficace, la gestione del rischio deve interessare tutte le aree in cui l’errore si può manifestare: solo una gestione integrata del rischio, infatti, può portare al miglioramento continuo dei processi in sanità e garantire la sicurezza del sistema che viene garantita non tanto dal buon funzionamento dei singoli elementi ma dalla loro interazione complessa.
Negli ultimi anni, complici il progressivo aumento dell’utilizzo delle tecnologie informatico-sanitarie, dei rischi di sicurezza ad esse connessi (cyber risk) e i continui progressi nel campo della scienza medica, la gestione del rischio sanitario è diventata più complessa che mai, rendendo necessaria, all’interno delle strutture sanitarie, l’implementazione di efficaci attività proattive e preventive di gestione dei rischi. Uno dei fattori di successo nei sistemi di gestione del rischio è l’adozione di strategie di lavoro che includano il coinvolgimento del maggior numero di operatori e l’integrazione di competenze tra le diverse aree aziendali (Unità di gestione del Rischio, Affari Legali, URP, Qualità, Direzione Sanitaria, Servizio Prevenzione e Protezione, ecc.), al fine di poter identificare in modo congiunto quante più aree critiche e definire il profilo di rischio dell’organizzazione.
L’importanza della gestione del rischio clinico
In ambito sanitario, la gestione del rischio clinico è strategica ai fini della creazione di valore e dell’impatto positivo nella gestione dell’azienda.
Una gestione del rischio clinico efficace crea valore quando è in grado di migliorare le performance, ottimizzare i costi e offrire un’immagine più positiva dell’azienda, traendo un vantaggio rispetto ai propri competitors.
È inoltre fondamentale considerare che i rischi clinici non sono solo connessi all’operato dei professionisti ma dipendono anche da fattori organizzativi, interessando ogni fase dell’attività sanitaria e di cura del paziente. Perché un’organizzazione possa offrire un’assistenza socio-sanitaria sicura è necessario, inoltre, che la ricerca di una maggiore efficienza e una migliore pratica contempli ogni aspetto e coinvolga ogni settore o reparto, includendo la tracciabilità degli interventi clinici, la correttezza della diagnosi, l’adeguatezza delle prescrizioni e un ottimale coordinamento tra medici, infermieri, tecnici e amministratori sanitari.
Questo presuppone la definizione degli obiettivi relativi al rischio clinico e una struttura organizzativa capace di implementare un sistema di gestione del rischio in grado di perseguire una efficace politica di riduzione dei rischi.
Le fasi di una gestione del rischio efficace
In un’azienda sanitaria è fondamentale misurarsi e confrontarsi per avere una chiara fotografia delle aree di rischio più frequenti in modo da indirizzare, in modo prioritario, le iniziative e attività volte al miglioramento della qualità e sicurezza delle prestazioni laddove c’è maggiore bisogno. In un’ottica integrata, il programma di gestione del rischio deve comprendere tutte le aree in cui l’errore si può manifestare considerando il processo clinico assistenziale del paziente nella sua interezza.
A tal fine, l’azienda deve dotarsi di una struttura organizzativa che sia in grado di:
- attivare un processo sistematico di identificazione, valutazione e trattamento dei rischi attuali e potenziali;
- gestire operativamente i sinistri e gli eventi avversi ed i near miss (eventi mancati) nell’ottica di un miglioramento continuo e riduzione del rischio di reiterazione degli eventi avversi.
Un’attività di gestione del rischio efficace deve contemplare le seguenti fasi:
- attivazione di sistemi di report e processi di revisione di procedure e cartelle cliniche, uso di indicatori di rischio (KRI) per la rilevazione e analisi dell’errore e degli eventi avversi e dei near miss;
- individuazione e correzione delle cause di errore mediante Root Causes Analisys (RCA), analisi di processo e Failure Mode and Effect Analysis (FMEA);
- monitoraggio delle misure messe in atto per la prevenzione dell’errore;
- implementazione e sostegno attivo delle soluzioni proposte.
Una conferma della misurazione come presupposto necessario per il miglioramento delle performance è data dal SIMES, il sistema ministeriale per il monitoraggio degli errori in Sanità.
Considerata l’importanza, la mole e la sensibilità dei dati in gioco è fondamentale dotarsi di un software informatico che supporti l’organizzazione nel miglioramento della gestione degli stessi, in termini di efficienza e efficacia, e nella semplificazione del flusso delle comunicazioni interne, tra le diverse funzioni interne alla struttura sanitaria, ed esterne, tra la struttura e Terzi coinvolti nel processo (Broker, Compagnia Assicurativa, Direzione Regionale, ecc.), rendendolo immediato e preciso.
Strategie e strumenti digitali per la gestione dei processi sanitari
La complessità crescente dei sistemi sanitari, unita alla necessità di garantire qualità, sicurezza e sostenibilità, rende indispensabile il ricorso a soluzioni digitali evolute per la gestione dei processi clinici e organizzativi. In questo contesto, le tecnologie di MAPS S.p.A. si affermano come facilitatori strategici nella governance della sicurezza dei processi e nell’adozione di un approccio strutturato al miglioramento continuo.
La digitalizzazione dei processi sanitari consente di superare la frammentazione informativa, aumentare la reattività organizzativa e promuovere una cultura della qualità orientata agli outcome. MAPS S.p.A. mette a disposizione una suite di strumenti integrati che supportano ogni fase del ciclo di gestione: dalla segnalazione di eventi e criticità, al monitoraggio delle performance, fino alla valutazione e revisione dei processi.
Tra le soluzioni più rilevanti si evidenziano:
- Dashboard interattive, che aggregano e visualizzano in tempo reale indicatori chiave di performance (KPI) e di rischio (KRI), offrendo una lettura immediata e comparabile dei risultati ottenuti e delle aree di miglioramento.
- Workflow automatizzati per la gestione delle non conformità, delle segnalazioni e delle azioni correttive/preventive (CAPA), che assicurano tracciabilità, responsabilità e tempistiche certe nella gestione degli incidenti o delle anomalie.
- Software per la segnalazione e l’analisi dei rischi, che promuovono la partecipazione attiva degli operatori sanitari nel rilevamento precoce delle criticità, migliorando la capacità preventiva delle strutture e rafforzando il sistema di gestione del rischio clinico.
- Moduli per la gestione documentale, la valutazione dei processi e la produzione di report conformi agli standard normativi e accreditativi, fondamentali per garantire qualità e trasparenza.
- GZOOM®, la piattaforma proprietaria di MAPS S.p.A. progettata per gestire in maniera integrata i sistemi di monitoraggio e valutazione dei processi sanitari, con un approccio data-driven orientato alla generazione di valore pubblico.
Attraverso questi strumenti, le organizzazioni sanitarie possono trasformare i dati operativi in conoscenza utile per prendere decisioni più rapide, informate e condivise. Le tecnologie digitali non si limitano a supportare l’adempimento degli obblighi normativi, ma diventano leve abilitanti per una sanità più sicura, trasparente ed efficiente, in grado di rispondere alle sfide del presente con resilienza e visione strategica.
