Soluzioni digitali per la gestione del rischio, della qualità e della compliance

Gestione del rischio e monitoraggio della compliance: un’esigenza strategica

Negli ultimi anni, il tema della gestione dei rischi e dei requisiti di conformità, ha assunto un peso sempre maggiore in ogni tipo di organizzazione, pubblica o privata.

La crescente complessità normativa, unita all’evoluzione tecnologica e alla digitalizzazione dei processi, impone un approccio integrato e trasversale alla gestione dei rischi e dei requisiti di conformità.

Non si tratta più di gestire solo i rischi legati alla corruzione, al whistleblowing o all’antiriciclaggio, ma anche di affrontare criticità legate alla qualità dei processi, alla reputazione istituzionale, alla protezione dei dati, alla sicurezza informatica e all’adeguatezza operativa. Anche ambiti come la sicurezza sul lavoro, i reati ambientali e la governance digitale rientrano a pieno titolo nel perimetro di una moderna strategia di Risk & Compliance.

La sfida principale per le organizzazioni è che questi rischi non sono isolati, ma interconnessi: coinvolgono più funzioni e richiedono coordinamento tra settori, uffici e responsabilità. Di conseguenza, è necessario abbandonare approcci frammentati e sviluppare una cultura del rischio diffusa, supportata da strumenti in grado di garantire analisi puntuali dei rischi di compliance, monitoraggio costante delle attività e azioni tempestive in caso di violazioni o anomalie.

In questo contesto, le soluzioni digitali per la gestione del rischio assumono un ruolo decisivo. I software evoluti per il monitoraggio compliance permettono di mappare i processi, individuare le aree critiche, valutare il livello di esposizione al rischio e attivare controlli preventivi. È possibile, ad esempio, assegnare livelli di rischio a singole attività, integrare sistemi di alert, avviare flussi per la gestione delle non conformità e pianificare azioni correttive e migliorative.

L’approccio integrato, potenziato dalla tecnologia, consente alle organizzazioni di proteggere il valore creato, garantendo trasparenza, legalità e continuità operativa. Una strategia efficace di gestione del rischio e della compliance non solo tutela da sanzioni o danni reputazionali, ma rafforza anche la fiducia degli stakeholder, facilitando il raggiungimento dell’obiettivo di creare valore.

In definitiva, adottare soluzioni digitali per la governance dei rischi e della conformità rappresenta una scelta strategica per le organizzazioni che vogliono affrontare le sfide del presente con strumenti adeguati, visione sistemica e capacità predittiva.

Approccio proattivo e reattivo alla gestione del rischio

Le soluzioni tecnologiche digitali consentono di supportare i due macro-approcci possibili per la gestione e il monitoraggio del rischio: proattivo o reattivo.

Approccio proattivo: prevenire i rischi

L’approccio proattivo alla gestione del rischio si basa sull’identificazione anticipata delle minacce e sull’adozione di misure preventive per ridurre la probabilità e l’impatto di eventi negativi. Questo modello richiede un’attenta mappatura dei processi, la definizione di indicatori di rischio (KRI), l’implementazione di controlli interni preventivi e un forte investimento nella formazione e sensibilizzazione del personale.

Nelle organizzazioni, un approccio proattivo si traduce, ad esempio, nella revisione periodica delle procedure, nell’analisi FMEA (Failure Mode and Effects Analysis), nella valutazione preventiva della compliance normativa e nell’uso di strumenti digitali per la simulazione e monitoraggio dei rischi in tempo reale. L’obiettivo è prevenire le criticità, promuovere comportamenti corretti e garantire la tenuta organizzativa nel lungo periodo.

Approccio reattivo: correggere le non conformità

Nell’approccio reattivo si reagisce ad una situazione di criticità che si è verificata attuando misure correttive per evitare che si ripresenti di nuovo, mentre nell’approccio proattivo si cerca di prevenire tali situazioni con misure di prevenzione. Entrambi gli approcci concorrono a promuovere il miglioramento continuo all’interno dell’organizzazione in quanto la gestione del rischio (che disincentiva le cattive pratiche) è speculare alla gestione della qualità (che promuove le buone pratiche).

Le misure vengono poi monitorate sia da chi le attua sia tramite audit interni ed esterni, così da garantire l’effettiva riduzione dei rischi e quindi il miglioramento della qualità dei servizi erogati.

Sia per la gestione dei rischi, di natura corruttiva o di compliance, che per la misurazione e la valutazione del livello di esposizione al rischio, si può procedere con un’analisi di tipo qualitativo, basata sulle valutazioni espresse dai responsabili dei processi e che per questo va accompagnata da adeguate documentazioni e motivazioni a supporto del giudizio dato, oppure con un’impostazione quantitativa in cui il livello di rischio viene calcolato da una procedura guidata che, in base a parametri il più possibile oggettivi, propone con un algoritmo tale livello.

Un valido strumento informatico deve permettere una gestione del rischio che contempli entrambi gli approcci, per trovare il giusto equilibrio tra una valutazione propriamente soggettiva e una più oggettiva, offrendo così una garanzia di maggiore omogeneità nel giudizio.

L’importanza dell’analisi dei rischi di compliance

In un contesto normativo sempre più articolato e in continua evoluzione, l’analisi dei rischi di compliance rappresenta una funzione strategica per ogni organizzazione. Non si tratta di un mero adempimento formale, ma di uno strumento operativo essenziale per prevenire violazioni, migliorare i processi organizzativi e garantire trasparenza e legalità.

Un’analisi accurata dei rischi di compliance consente in primo luogo di anticipare e prevenire le violazioni normative, riducendo il rischio di sanzioni, contenziosi e danni reputazionali. Identificare in anticipo i punti critici permette infatti di intervenire tempestivamente con misure correttive o preventive, rafforzando la capacità dell’organizzazione di rispettare i requisiti previsti da leggi, regolamenti e standard.

In secondo luogo, l’analisi dei rischi offre l’opportunità di migliorare i processi interni. Mappando i flussi di attività e individuando le aree più esposte a irregolarità o inefficienze, le organizzazioni possono semplificare procedure, eliminare ridondanze e assegnare in modo più chiaro ruoli e responsabilità. Questo approccio rafforza l’efficacia operativa e favorisce la collaborazione tra settori diversi.

Un ulteriore vantaggio è la possibilità di documentare in modo strutturato le misure adottate per garantire la compliance. La tracciabilità degli interventi, l’archiviazione digitale delle evidenze e la produzione di report analitici rendono più agevole affrontare fasi delicate come audit interni, ispezioni o verifiche da parte di autorità esterne.

Le applicazioni pratiche sono molteplici. Nell’ambito della privacy, ad esempio, un’analisi dei rischi aiuta a valutare la conformità al GDPR, mappando i trattamenti dei dati e individuando criticità nella gestione degli accessi o nella conservazione delle informazioni. Per quanto riguarda la sicurezza, permette di evidenziare vulnerabilità nei sistemi informativi o nei protocolli di emergenza. In tema di anticorruzione, consente di intercettare situazioni a rischio, come concentrazione di potere decisionale, conflitti di interesse o carenze nei controlli. Altri esempi riguardano la trasparenza amministrativa della Pubblica Amministrazione, dove il rischio di inadempienze può essere collegato a ritardi nella pubblicazione degli atti, o il settore ambientale, in cui un monitoraggio proattivo può prevenire il mancato rispetto delle normative in materia di scarichi, emissioni o smaltimento rifiuti. In sintesi, l’analisi dei rischi di compliance consente all’organizzazione non solo di tutelarsi da potenziali violazioni, ma anche di rafforzare la propria governance, migliorare la qualità dei servizi e consolidare la fiducia da parte degli stakeholder. Una funzione sempre più centrale per una organizzazione moderna, consapevole e responsabile.

Soluzioni per il rischio di qualità: controlli, indicatori, misure

In molti settori, dove le attività sono spesso regolate da normative stringenti e da standard di servizio elevati, la gestione del rischio di qualità assume un ruolo centrale. Le soluzioni per il rischio di qualità mirano a garantire che i processi e i servizi erogati rispettino livelli prestazionali attesi, evitando criticità, inefficienze e ricadute negative sull’utenza.

Una delle leve principali per controllare il rischio sulla qualità è l’utilizzo di indicatori di anomalia: segnali quantitativi o qualitativi che anticipano il possibile scostamento da parametri di riferimento. Questi indicatori – ad esempio variazioni improvvise nei tempi di lavorazione, tassi di errore ricorrenti o cali nella soddisfazione dell’utente – permettono di attivare tempestivamente verifiche e misure correttive.

Accanto agli indicatori, l’analisi di schemi comportamentali consente di individuare pattern ricorrenti che possono preludere a una disfunzione organizzativa. Comportamenti anomali nell’uso dei sistemi informativi, accessi ripetuti a dati sensibili o omissioni nei flussi documentali possono segnalare problemi di compliance o carenze nei controlli interni.

Per agire in modo efficace, è fondamentale adottare misure personalizzate, calibrate sulla tipologia di processo, sulla struttura dell’organizzazione e sul livello di rischio identificato. Questo approccio flessibile consente di adeguare i controlli alla realtà operativa, evitando soluzioni standardizzate e spesso inefficaci.

Un ruolo chiave è svolto dalle soluzioni digitali, in particolare dai cruscotti di monitoraggio: dashboard dinamiche che integrano indicatori, segnalazioni, flussi e report, permettendo una visione in tempo reale della qualità dei processi e dei livelli di rischio. Questi strumenti supportano i responsabili nel prendere decisioni rapide, basate su dati affidabili, e facilitano la rendicontazione verso organi di controllo o stakeholder esterni.

L’integrazione tra digitalizzazione, analisi predittiva e monitoraggio continuo consente così di mantenere standard qualitativi elevati anche in contesti complessi, dove la variabilità normativa, l’interdipendenza tra funzioni e le aspettative degli utenti richiedono agilità, trasparenza e capacità di prevenzione.

Un unico strumento per una gestione integrata del rischio: GZOOM® Value Governance

GZOOM® Value Governance consente in un unico applicativo di gestire tutte le tipologie di rischio: anticorruzione, privacy, antiriciclaggio, responsabilità amministrativa (sicurezza sul lavoro, reati ambientali) e operativa (ad esempio, rischio clinico in sanità).

La soluzione supporta tutte le fasi per una completa gestione del rischio, consentendo di:

1. mappare gli “oggetti” su cui gestire i rischi, quali, ad esempio, processi aziendali, trattamenti di informazioni, asset;
2. identificare, per ogni oggetto, gli eventi avversi che potrebbero presentarsi e le relative cause (fattori di rischio);
3. valutare, per oggetto e tipologia di rischio, il grado di rischio e pianificare le misure di prevenzione sulla base di un approccio proattivo al rischio volto alla riduzione del grado rischio;
4. monitorare l’attuazione delle misure di prevenzione ed effettuare audit interni;
5. registrare gli eventi avversi ed analizzarne le cause;
6. trattare le non conformità emerse da eventi avversi o da audit pianificando le misure di correzione sulla base di un approccio reattivo al rischio, con cui porre rimedio alle non conformità registrate;
7. monitorare le misure di correzione ed effettuare audit interni.

In particolare, in relazione alla valutazione del grado di rischio, GZOOM® permette sia un approccio di tipo qualitativo che quantitativo. Nello specifico, lo strumento consente infatti: 

• la valutazione qualitativa (autovalutazione con descrizione della motivazione) e la valutazione quantitativa (domande a risposta chiusa e calcolo automatico in base alle risposte);
• la valutazione del rischio inerente (probabilità che si verifichi un evento avverso moltiplicata per l’impatto dell’evento) e del rischio residuo (rischio inerente ridotto in base all’efficacia delle misure di prevenzione adottate).

Oltre a utilizzare le classifiche funzionalità di gestione del rischio predisposte (mappatura dei processi, calcolo del rischio inerente e del rischio residuo), è anche possibile predisporre elenchi di indicatori di anomalia e di schemi comportamentali e misure personalizzate per la singola organizzazione. Altra caratteristica importante del software GZOOM® è la sua alta configurabilità, che permette di adattarsi a qualsiasi tipo di realtà.

Con GZOOM®, l’Amministrazione può incrementare il coinvolgimento delle strutture organizzative nella gestione del rischio, sia nella fase di valutazione del rischio e scelta delle misure che in quella di rendicontazione delle misure attuate e della loro idoneità. Grazie al modello organizzativo per processi, il sistema permette di passare da una gestione accentrata e verticale (vista sulla singola struttura) ad una gestione più orientata ai servizi che attraversano orizzontalmente l’organizzazione.

Infine, la soluzione permette di estrarre, dai dati di gestione del rischio raccolti, delle informazioni utili che vengono restituite all’utente mediante rappresentazioni grafiche chiare e di facile comprensione, quali:

• l’andamento dei rischi nel tempo, anche per struttura;
• lo stato di attuazione delle misure, anche per tipologie di misure (ad esempio, controllo, trasparenza, semplificazione)
• la distribuzione dei fattori di rischio, anche per fascia di gradazione del rischio.

Grazie a questa soluzione, le organizzazioni dispongono di uno strumento con cui orientare l’azione alla creazione di valore per gli stakeholder e alla protezione dai rischi, contribuendo a generare un circolo virtuoso di benefici sociali, ambientali ed economici da condividere con la collettività.