Questa serie di articoli – incentrati sul tema della Pubblica Amministrazione come luogo strategico per il buon funzionamento della nostra società, sia dal punto di vista degli individui che di quello delle imprese e delle organizzazioni complesse – propone una panoramica del flusso di attività a essa delegate, partendo da un primo inquadramento delle funzioni, caratteristiche e principi in cui ogni PA italiana trova le sue ragioni fondanti.
Attraverso le tematiche della pianificazione strategica pluriennale e operativa, della misurazione e della valutazione delle relative performance, per concludere con alcuni approfondimenti in merito a trasparenza, anti-corruzione e accountability – intesi anche come momento di restituzione alla collettività di un’attività di qualità della Pubblica Amministrazione – cercheremo di inquadrare il settore secondo semplici linee guida attraverso cui innanzitutto orientarci.
Il tutto seguendo il filo che i temi stessi propongono in un’ottica di consapevolezza, open government e aumento del valore pubblico, definendone i contorni e mettendone a fuoco possibili spunti di riflessione.
Buona lettura, Paola Chiesa
Il concetto di MISURAZIONE all’interno delle Pubbliche Amministrazioni
Il concetto di misurazione, anche all’interno delle pubbliche amministrazioni, consiste nel mettere in atto una serie di processi di rilevazione, analisi, calcolo e presentazione dei risultati con lo scopo di rapportarli a unità di misura ben definite e soprattutto confrontabili e comparabili, sia internamente che esternamente. Il fine ultimo – anche e soprattutto nell’ambito delle PA – è quello di utilizzare le misurazioni così ottenute per la messa in opera di progetti, programmi e servizi offerti che risultino il più efficaci possibile.
È evidente che tale processo, nel suo insieme, risulta più o meno attendibile nella misura in cui, grazie alla focalizzazione sull’oggetto, sul fine e sul metodo della misurazione stessa, si riescono a impostare coerentemente e correttamente gli strumenti e gli indirizzi utilizzati durante le analisi e le conseguenti inferenze.
Come performance dunque – tutto ciò premesso – possiamo considerare il risultato finale di tale processo di misurazione. Nello specifico, per quanto riguarda l’ente pubblico, la performance viene misurata rispetto all’insieme di dati raccolti in riferimento ai tratti e fenomeni individuati come distintivi del buon funzionamento dell’ente stesso. E se regola fondamentale affinché il processo di misurazione sia coerente è il fatto che i dati siano indipendenti dal loro misuratore, la valutazione della performance si può invece articolare su più livelli, a seconda del significato attribuito loro dai soggetti e in base alle procedure informatiche che interpretano i fenomeni modellati dai dati.
Tali interpretazioni, infatti, modellano la conoscenza sui dati e gli eventi osservati, e di conseguenza forniscono informazioni utili e pertinenti che riflettono la valutazione delle performance analizzate.
I TRE LIVELLI DELLE INFORMAZIONI
Teoricamente possiamo individuare tre differenti livelli di profondità dell’informazione.
L’informazione viene ottenuta interpretando i dati come indicatori, da rapportare a valori standard impostati come obiettivo o come percentuale di raggiungimento di un avanzamento. Ad esempio, nel caso del servizio scuolabus di un Comune, l’indicatore potrebbe essere il numero di utenti che utilizzano il servizio, da rapportare all’obiettivo numerico ottimale prefissato dall’Amministrazione.
L’informazione viene ottenuta interpretando i dati secondo una sequenza o una combinazione prestabilita. Nell’esempio dello scuolabus sopra riportato, al dato relativo agli utenti totali si potrebbe aggiungere quello di particolari categorie di utenza, ad esempio i soggetti che richiedono un certo numero di accompagnatori sul mezzo, per motivi di età, perché diversamente abili o altro.
L’informazione, ottenuta come sommatoria dei due livelli precedenti, innesca azioni (o reazioni) nel comportamento del decisore pubblico.
Per rifarci al caso illustrato fino ad ora, dalla combinazione dei dati quantitativi e qualitativi dell’utenza globale dello scuolabus, potrebbe emergere la necessità di aumentare il numero di mezzi e/o di accompagnatori per garantire il servizio.
È dunque evidente che – a partire da informazioni così articolate che hanno possibili ricadute (positive o negative) sulla qualità ed efficienza dei servizi offerti, nel caso di Enti pubblici – le attività di misurazione e valutazione della performance non rimagono in ambiti esclusivamente teorici e strategici, ma producono ricadute ed effetti concreti e rilevanti sia per le attività di pianificazione dell’Ente che per la collettività di riferimento, come vedremo nel prossimo articolo. Da qui la necessità di adempiere a tali pratiche in maniera non solo precisa e obiettiva, ma anche trasparente, riscontrabile e confrontabile. Il tutto, per prendere le decisioni opportune e conseguenti e apportare, eventualmente, le necessarie modifiche strategiche e organizzative.
IL METODO GZOOM
GZOOM – in questo senso – risponde a tutte le fasi di misurazione e valutazione delle performance, garantendo un’ampia flessibilità e capacità di adattarsi alle diverse situazioni richieste.
Relativamente al PROCESSO DI MISURAZIONE, ad esempio, la fase di rilevazione consiste innanzitutto nella definizione di obiettivi, indicatori e regole di calcolo, e in seguito nella conseguente gestione dei dati e dei relativi sottoprocessi.
La FASE DI CALCOLO prevede l’accesso al database e la visualizzazione dei dati, la fase di presentazione permette di mostrare i risultati ottenuti in maniera chiara, comprensibile e confrontabile. Tutto ciò è reso possibile dall’impostazione architetturale del programma, che consente la separazione delle diverse funzioni tra i componenti software che interpretano i tre differenti ruoli principali all’interno del processo di misurazione.
Per la FASE DI VALUTAZIONE della performance, inoltre, GZOOM adotta uno strumento di reporting che consente di creare differenti tipologie di reportistica – tra cui liste, grafici e tabelle a campi incrociati – che ne rendono semplice non solo la lettura, ma anche la rendicontazione a terzi.
L’utilizzo delle LOGICHE INFORMATIVE assolute e sintattiche permette di verificare i risultati attesi e programmati in funzione degli obiettivi operativi fissati nella fase di pianificazione strategica e degli strumenti di misurazione individuati. La fase finale della valutazione delle performance si basa sull’evidenza degli scostamenti o del raggiungimento degli obiettivi impostati, così da attivare, nel caso, la FASE PRAGMATICA relativa alle informazioni raccolte e interpretate.
Misurazione e valorizzazione delle performance alla prova dei FATTI
Concluso il processo di misurazione e valutazione della performance, dunque, i risultati raccolti saranno utilizzabili per innescare percorsi di miglioramento e sviluppo nell’ente pubblico, al fine di ottimizzare i propri livelli di produttività e aumentare l’efficacia della propria azione, con un’attività che interviene in modo trasversale sui processi di pianificazione strategica, programmazione operativa, gestione del personale, definizione del bilancio, comunicazione.
La rilevanza di un prodotto come GZOOM emerge perciò non solo per le componenti tecniche che lo caratterizzano, ma anche per la flessibilità e personalizzazione che lo contraddistingue nel definire le procedure sistematiche di misurazione, analisi e valutazione delle performance dell’ente pubblico, al fine di valorizzarne l’attività.
Rimane il fatto – come sempre – che i supporti tecnologici rappresentano solo uno strumento, in questo caso nelle mani del decisore pubblico, per costruire modelli di comportamento virtuosi da applicare in ottica costruttiva e da ritarare continuamente, in base ai risultati ottenuti.
Come a dire che ogni processo di misurazione e valutazione della performance è sempre in cammino.
